По форме

По назначению

По типу

По материалу

Использование

Технологии

Каталог

Образец журнала учета печатей и штампов

Чтобы осуществлять на предприятии учет штампов и печатей ведется особый журнал учета выдачи печатей и штампов. Находится он, соответственно, у сотрудника, который ответственен за их хранение. Штампы и печати, поступающие в организацию, должны быть незамедлительно зарегистрированы, для чего и требуется этот журнал.

Существуют определенные требования, предъявляемые к такому журналу. Он должен быть помещен в сейф для хранения. Ведение журнала важно осуществлять по всем установленным правилам относительно ведения документов. Все листы журнала должны быть пронумерованы. Сам журнал прошнуровывается. При этом он должен быть скрепленным с помощью сургучной печати, а также заверен подписью начальника. В своем приказе руководитель назначает лицо, отвечающее за хранение и учет штемпельных принадлежностей.

Никакие нормативные правовые акты не регламентируют того, кто в организации обязан заниматься вопросами хранения и учета оттисков. Тем не менее, существуют образцы журнала учета печатей и штампов. На всех предприятиях этот вопрос решают по-разному. В государственных организациях таким вопросом ведает служба делопроизводства.

В структурных подразделениях обязательный учет печатей, а также штампов ведется прямо в журнале, и эти принадлежности выдаются только под расписку. Лица, которым они выданы, персональную ответственность за их применение. Журнал учета печатей и штампов организации везде ведется в свободной форме, которая разрабатывается компанией самостоятельно. Каждая фирма самостоятельно решает, какие графы включать в журнал, поскольку не существует формы его заполнения, утвержденной законом.

Период хранения журнала установлен законом. Если этот сотрудник, отвечающий за учет, изготовление, хранение, передачу, замену и уничтожение фирменных оттисков, увольняется, то руководитель издает новый приказ, чтобы назначить нового ответственного. Уничтожение или замена печатей осуществляется после соответствующего распоряжения со стороны руководителя после представления начальников структурных подразделений компании.

После того, как штампы, а также печати передаются структурным подразделениям, ответственность за их надлежащее хранение и применение возлагается приказами на тех работников, которые их получили. Чтобы изготовить новую печать необходимо оформить заявку для фирмы, занимающейся этой деятельностью. Такая информация должна быть также занесена в журнал. Также происходит новое оформление в соответствии с образцом журнала учета печатей и штампов.